書類は物理的なスペースはとりませんが、その管理のめんどくささはトップクラス。
「あれ？説明書どこやったけ？」
と、探しものをしたことは誰しも経験があるはずです。
そこでこの記事では、
ミニマリスト流の書類管理術
をご紹介します。
わたしは、
- 紙そのものを減らす
- 書類のデジタル化
- ファイリング
の3ステップで紙の書類を家から減らしています！
まずは紙を減らす
チラシ・DMは拒否
実際にそのサービスを利用することはほとんどないであろう、ポストに投函されるチラシやDMは、
チラシお断りステッカー
を貼ることで激減します。
まずは手に取る書類を減らすことから。
関連記事：チラシお断りステッカーを貼ってみた！2週間での効果は？
説明書は1年ごと見直して手放す
家電やガジェットの説明書は保証書とセットになっていることがほとんどです。
ほとんどの保証期間は1年でしょう。
なのでひとまずしまっておいても良いですが、1年ごとに見直して、
- 一度も読まなかったもの
- 保証期間が過ぎたもの
は捨てていきましょう。
見直しをいつやったか忘れがちなので、年末の大掃除の定番ルーティーンにしておくのがおすすめです。
家電なんかはそう頻繁に買い替えることはないでしょうから、1,2年もすれば家から説明書の類はほとんどなくなるはずです。
またどうしても不安だったら、スマホのカメラでとっておくか、ウェブから観覧できないか調べておきます。
できるものをデジタルにする
光熱費の明細書はアプリやウェブで
紙の明細は有料にする電力会社（ガス会社）が増えてきましたね。
これはミニマリスト的にはかえって好都合と捉え、前向きにデジタル化に取り組みましょう。
東京電力（Tepco）なら「くらしTepco」、東京ガスなら「myTOKYOGAS」のサイトから明細を確認できます。
地味なテクニックですが、電気とガスを同じ会社にすると明細が1本化されて管理が楽です。（わたしは東京ガスでまとめ中）
詳しい明細は必要なく、料金だけ見返せれば良い人は、
クレジットカード払い × 家計簿アプリ
がおすすめです。
すべての光熱費をクレジットカード払いにし、家計簿アプリに同期しておくと自動で家計簿に仕分けしてくれます。
わたしはとりあえず楽天カードアプリに内蔵されている簡易的な家計簿アプリで間に合わせています。
領収書はfreeeでデジタル化
フリーランスの仕事の経費を証明する領収書やレシート。
電子帳簿保存法が施工され、デジタル保存が義務化されました。
わたしは税務関係はもっぱらfreee 
に頼り切っています。
freeeは電子帳簿保存法に対応したファイルボックスという機能が追加されました。
スマホでレシートを撮影（またPDF取り込み）してファイルボックスにアップロードすると、法律に沿った形で保存され、取引と紐づけることができます。
フリーランスをはじめて6年になりますが、freeeなしではやってこれませんでした。
毎年、確定申告の時期になると感謝が込み上げます（笑）
メモはスマホで撮影
その他、日々出てくる雑多なメモたちはできるだけスマホで画像化。
子ども学校のプリントやToDoリストなど。
ちなみにGoogleフォトで管理する場合、「情報」→「説明を追加」の欄にその画像の情報を記載しておくと後から検索したときに楽です。
ふとした時に便利なので、ぜひ活用してみて下さい。
紙で保存が必要なものは「ダイソー クリアブック」でファイリング
- アパートの契約書
- スポーツジムの契約書
- 医療関係
- 奨学金関係
- 保証書
など残さざるを得ない書類は残しています。
利用しているのはダイソーのクリアブックという商品。
ポケットタイプのクリアファイルです。
挟むタイプだと書類が分類しにくいですし、穴開きパンチが必要なタイプも作業とモノが増える。
ポケットタイプはひとつのポケットに何枚か書類を入れられて、分類分けに便利です。
ここまでのステップで書類を減らしたなら、きっとこのファイル1冊で家中の書類が収まるのではないでしょうか。
あとはわたしは表紙に書類の名前を書いてわかるようにしています。
いちばん大事なのは、書類がいろんな場所に散らばらないこと。
なので、十分な収納力があるこのようなファイルを1冊だけ用意しておくのがおすすめです。
